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参展要善始 更需善终


Time[2013-2-13]
Titol[2358]

但凡是参展的展商都会经历这样的情景,展会最后一天的下午,看着场馆里原本熙熙攘攘的人群逐渐散去,心想几天下来,该收的名片收满了,该发的资料也发完了,大家每天都是站着招呼观众、接洽客户,总算是不辱使命,心里不禁松了一口气。但诸位可别忘了,我们身后的展位还没撤呢,可别小看这貌似简单的一个环节,如果不憋足这最后一口气,做不好也会让企业的参展前功尽弃。   在很多展商眼里,怎么安排撤展是物流服务公司、组展商以及场馆的事情,并不需要参展人员介入。话虽这么说,但撤展时人多手杂,局面混乱,如果展商不做好与物流服务方的协调,往往容易出“岔子”。比如记者就了解到这样一个例子:在2006年上海的东博国际机床模具展的撤展过程中,一家企业的参展人员为了第二天能直接把撤展的事甩给物流公司,就自行将展位上的展台先拆除掉了,留下展品赤裸裸的放在场馆里过夜。在他们看来,十几吨的设备摆在地上,应该没有小偷能搬的动。可结果第二天到展位上一瞧,设备居然真的没了。“那可值100多万啊!”当天晚上该公司华东地区的负责人赶到现场,会同警方调出场馆的监视录像来寻找线索,这才发现是当夜那些新进驻的物流公司利用他们的展台已经拆除,场地上没有识别标志的漏洞,派了几台叉车把他们的设备运上卡车,“顺手牵羊”带走了。不过由于现场监控录像的解析度有限,并不能分辨出盗窃者车牌的号码,外加展会组织方事前已经逐一提醒过每个展商将展台保留到自己的物流公司进场时再行拆除,做到了告知义务,所以最终这家企业只能“打碎牙往肚里吞”。所以说,撤展不是企业向服务公司甩手撂挑子,而是一件需要有组织有计划有步骤地来实施的参展要务。这其中大致包含有三个需要注意的方面。
拟定完备计划,提升撤展效率   
通常情况下:撤展所需的时间大概相当于布展的一半。而这里所说的撤展也就不仅仅指拆除展台,它还包括将展商带来的所有展品重新打包和运离展馆的全过程。因此要有效提高撤展的速度,就必须预先对整个拆除、装箱、运离的行动做全面规划。以德国格屋公司为例,他们不论参加何种类型建材展,其展台样式总是一成不变。这是因为他们采用的是由总部统一设计,由346个组件构成的制式化展台,因此就方便了服务商对于格屋公司展台展具性能的熟悉和了解,拆除起来自然是轻车熟路,而且这种运作模式还能使得展具被最大化的重复利用,从而有效降低了参展成本。此外对于大公司来说,应该与服务好的搭建服务公司建立长期合作关系,将参加各类展会的全部搭建、物流事宜都交由其打理,这样就可以有效地提高参展效率。   
而对于大件展品,在运离时更是要早做筹划,否则会非常麻烦。因为届时馆内几十家参展商的几百件展品都要一起“夺门而出”,不可避免的要造成场馆大门处交通拥堵,人为延长撤展耗时。另外,进场的货车如果不熟悉场馆内路线,也会造成不必要的延误。因此在进馆布展时,参展商最好带着物流服务公司的人熟悉一下场馆环境,制订出最佳撤展路线,并与之商定交接的准确时间和地点。如果需要借用场馆方面的车辆设备来帮助装卸,则不妨提前和场馆相关人员打些招呼,以免到时候僧多粥少,一时半会儿调剂不过来。严丝合缝闭展台,防贼防盗防意外   
正如开头所说,撤展总是整个场馆最混乱的时刻,不但一些“梁上君子”在暗中蠢蠢欲动,甚至一些搭建公司之间还会因为争夺有回收价值的“余料”而大打出手,发生殴斗。所以,首先应及早的将最贵重的展品由参展人员先行带走,并在开展前,根据展品的价值列出一张装箱顺序表,把不方便携带的贵重展品提前装箱,在搬运公司进场前确保“此地无银三百两”。   
其次,要在展览结束前就开始对展台进行封闭,用胶带横竖斜的把展位入口封起来,对外贴张告示,防止闲杂人等入内。而展台的封闭也有全封与半封的区别,如果公司规模较小,参展人员有限,最好实施全封闭,以便全力做好撤展准备;但如果公司规模较大,就可以采取半封闭,即只封闭产品展示区的方法,可以利用最后的展览时间继续接洽客户。   
此外,在向物流公司交付展位时,最好能提供一份装箱操作图,如此使服务商能依样画葫芦,大大提高装箱的速度和展品的完整性。这里要说明的是,对于易碎展品的装箱工作还是由本单位员工负责较好。如果实在需要物流公司帮忙,也应该准备一份详细的产品安全包装说明书提供给对方,并事先要与服务商签订一份协议,指明哪些展品容易损坏,注明万一出现搬运过程中的事故时的违约责任和赔偿金额。
明确岗位责任,合理分配人手   
要确保撤展万无一失,另一个重要方面就是根据实际需要来分配人手,明确每个人的职责范围。通常得安排一名参展人员负责装箱,他的主要任务是保证展品装箱迅速、准确并兼顾展品安全。而另要有一人负责办理退展手续,并将所有的租用展具归还、相关费用结清等问题,最关键的是要从组展商处拿到出门条,才能确保所有展品顺利离场,所以应尽量安排经常参展的老手负责这项工作。当展品离场后,就要注意与承运商保持沟通,了解运输情况。如果中途需要转运,最好能安排一位年富力强的员工全程押运。
总之,只要将人员组织好,工作安排妥当,各种环节环环相扣,撤展自然顺顺利利,参展也才能善始善终。
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